KOPF | CORPORATE

Datenschutz  gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)    

Gültig für Kunden, Interessenten, Lieferanten sowie Vertriebs- und Kooperationspartner von Kopf | Corporate.

Mit den nachfolgenden Informationen gem. Art. 12 ff. DSGVO geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

durch uns und Ihre Rechte aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den jeweils angefragten oder beauftragten Dienstleistungen.  

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung:   KOPF | CORPORATE  (Inhaber: Wilfried Kopf)

Anschrift: Maastrichter Straße 15 (Industriegebiet Süd 2)        66482 Zweibrücken
Telefon: +49 (0)6332 996080
Telefax: +49 (0)6332 996081
E-Mail : info(at)kopf-ci.de  

1. Daten und Datenquellen 

a) Quellen 
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten oder von sonstigen Dritten zulässigerweise erhalten haben (z.B. zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung). Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene
Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

b) Kategorien von personenbezogenen Daten
Bei der Anbahnung einer Geschäftsbeziehung oder bei Anlage von Stammdaten können folgende personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden:
Adress- und Kommunikationsdaten (Name, Adresse, Telefon, E-Mail-Adresse, andere Kontaktdaten), Steuer-ID, Nutzungsdaten von Online-Marketing-Aktivitäten.   
Bei Inanspruchnahme von Dienstleistungen im Rahmen der mit uns geschlossenen Verträge können zusätzlich zu den vorgenannten Daten im Wesentlichen die folgenden weiteren personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden:  Vertragsstammdaten (Auftragsdaten, Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Angaben zu etwaigen Drittbegünstigten), Abrechnungs-, Leistungs,- und Zahlungsdaten (Lastschriftdaten, steuerliche  Informationen, Dokumentationsdaten (z. B. Protokolle), Produktdaten (z. B. angefragte oder gebuchte Dienstleistungen und Produkte) sowie folgende geschäftliche Bonitätsunterlagen: betriebs-wirtschaftliche Auswertung, Art& Dauer der Selbständigkeit. 

c) Kundenkontaktinformationen
Im Rahmen der Geschäftsanbahnungsphase und während der Geschäftsbeziehung, insbesondere durch persönliche, telefonische oder schriftliche Kontakte, durch Sie oder von KOPF | CORPORATE initiiert, entstehen weitere personenbezogene Daten. Dazu gehören z. B. Informationen über den Kontaktkanal, Datum, Anlass und Ergebnis, (elektronische) Kopien des Schriftverkehrs sowie Informationen über die Teilnahme an Direktmarketingmaßnahmen.     

d) Dienste der Informationsgesellschaft 
 Bei der Verarbeitung von Daten im Rahmen von Diensten der Informationsgesellschaft erhalten Sie weiterführende Informationen zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem jeweiligen Dienst.  

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung 
Wir verarbeiten die unter 1. genannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): 

a) Zur Erfüllung von vertraglichenPflichten (Artikel6Abs.1lit. b DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Begründung, Durchführung& Beendigung eines Vertrages über die Bereitstellung der Erbringung von Dienstleistungen sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen zur Erstellung von Angeboten, Verträgen oder sonstiger auf den Vertragsabschluss gerichteter Wünsche, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach den konkreten Dienstleistungen und können unter anderem Bedarfsanalysen, Beratungen und Betreuung umfassen. Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen (auch vorvertraglichen) Vertragsunterlagen unserer Zusammenarbeit entnehmen.  Interessenten dürfen unter Berücksichtigung eventuell geäußerter Einschränkungen während der Vertragsanbahnung und Kunden, Lieferanten sowie Vertriebs- und Kooperationspartner während der Geschäftsbeziehung unter Verwendung der Daten kontaktiert werden, die sie mitgeteilt haben.   

b) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder

Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) 
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der EU-Datenschutz-Grund-verordnung, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt.
Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.
Eine Übersicht zum Status der von Ihnen erteilten Einwilligungen können Sie jederzeit bei uns anfordern. 

c) Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs.1 lit. c DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Artikel 6 Abs.1 lit. e DSGVO)
Wir unterliegen diversen rechtlichen Verpflichtungen sowie gesetzlichen Anforderungen und verarbeiten Daten unter anderem zu folgenden Zwecken:
die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken in der Unternehmensgruppe. 

d) Im Rahmen der Interessenabwägung (Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten kann die weitere Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten zu folgenden Zwecken erforderlich sein: 
- Prüfung& Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse, direkter   Kundenansprache; inkl. Segmentierungen und Berechnung von Abschlusswahrscheinlichkeiten 
- Werbung oder Markt- und Meinungsforschung, soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben 
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Abwehr von Haftungsansprüchen 
- Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs 
- Konsultation und Datenaustausch mit Auskunfterteilungen zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
- Verhinderung von Straftaten - Maßnahmen zur Gebäude- und Bürosicherheit                  
- Maßnahmen zur Sicherstellung des Hausrechts 
- Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Dienstleistungen und Produkten   
- Risikosteuerung in der Unternehmensgruppe  

3. Empfänger der Daten 
Innerhalb der KOPF | CORPORATE erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb der KOPF | CORPORATE ist zunächst zu beachten, dass wir zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Informationen verpflichtet sind, von denen wir Kenntnis erlangen. Informationen über Sie dürfen wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und/oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter gleichgerichtet die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes garantieren.

Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z. B. sein:   
- Öffentliche Stellen und Institutionen bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
- Auftragsverarbeiter, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln. Im Einzelnen:Unterstützung/ Wartung von EDV-/IT-Anwendungen, Compliance-Services, Controlling, Datenvernichtung, Kundenverwaltung, Marketing, Medientechnik, Telefonie,   Webseiten-management, Wirtschaftsprüfungsdienstleistung, Zahlungsverkehr. Weitere Datenempfänger können diejenigen Stellen sein, für die Sie Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.  

4. Datenübermittlung in Drittländer oder an  internationale
Organisation: Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur  Ausführung Ihrer Aufträge erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. steuerrechtliche Meldepflichten), Sie uns eine Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.   

5. Dauer der Datenspeicherung
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten
für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre (befristete) Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich: 
- Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen gem. §257 Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung mit den dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation von zwei bis zehn Jahren.   
- Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis 
zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.    

6. Datenschutzrechte der betroffenen Person 

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 8 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO. 

Beim Recht auf Löschung und Recht auf Auskunft gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 13 Abs. 2 lit. d DSGVO und Artikel 77 DSGVO i. V. m §19 BDSG.   Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personen- bezogener Daten können Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO uns gegenüber jederzeit widerrufen. 

Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die uns gegenüber vor der Geltung der EU-Datenschutz- Grundverordnung, also vor dem 25. Mai 2018, erteilt worden sind. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.   

7. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir 
in der Regel den Abschluss des Vertrages, die Erbringung von Dienstleistungen ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und
ggf. beenden müssen. 

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel  21 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) 

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO (Daten-verarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DSGVO. 

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutz-würdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.   

2. Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung von Daten zu Werbezwecken 
In Einzelfällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personen-bezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei an info@kopfdesign.de gerichtet werden.            

Stand: 30.10.2024